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Darauf müssen Sie sich verlassen können – Ihr Team am Tag X Auch bei der Durchführung einer Veranstaltung gilt: Gut geplant ist halb gewonnen. Legen Sie vorher einen Hauptverantwortlichen dafür fest. Das sollte derjenige sein, der alle Fäden kennt, sie in der Hand hält und nicht loslässt! Je nach Größe der Veranstaltung und Menge der Programmpunkte brauchen Sie weitere Personen, die Verantwortung übernehmen. Nachbereitung einer veranstaltung. Selbst beim kleinsten Vortrag brauchen Sie jemanden, der die Technik kennt und Probleme lösen kann. Bei größeren Veranstaltungen ist ein Technischer Leiter sehr zu empfehlen. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf andere. Das Bereithalten von technischen Alternativen (Ersatz-Mikrofon etc. ) und der Nummer des Hausmeisters kann sich mitunter als überaus nützlich erweisen. Wenn Sie viele unterschiedliche Programmpunkte zu bewältigen haben, kann ein Programmleiter den Ablauf erleichtern. Er sollte sich dann aber ausschließlich darum kümmern, dass dieser Teil der Veranstaltung reibungslos läuft.
Tipp: Schneide wenn möglich die Wartezeiten vor den Online-Sessions aus den Aufzeichnungen heraus. Das stellt die Geduld der späteren Zuschauer ziemlich auf die Probe. Du möchtest oder kannst dafür keine Zeit aufbringen? Dann verrate unbedingt, ab welcher Minute im Video es wirklich inhaltlich losgeht. Nachbereitung einer veranstaltungen. Außerdem solltest Du auf die nun verfügbaren Aufzeichnungen über Deine Werbe- und Social Media Kanäle hinweisen. Dabei könntest Du einen besonders spannenden Videoausschnitt oder ein extra zusammengestelltes Recap-Video veröffentlichen. Mach den Konsum der On-Demand-Videos so einfach wie möglich. Frage also bereits registrierte Teilnehmer nicht noch einmal nach den Anmeldedaten, sondern lediglich nach den Login-Daten. Gib vor allem den No-Shows einen guten Grund, warum sie die Aufzeichnungen doch noch anschauen sollten. Du könntest sie beispielsweise auf die Event-Plattform locken und exklusiv dort weitere spannende Materialien bereitstellen. Überlege dabei unbedingt, was für Deine Zielgruppe spannend ist.
Spätestens jetzt sollten Sie festlegen, welche Bilder benötigt werden, wer auf jeden Fall fotografiert werden muss u. a. Ein letzter Tipp vor der Veranstaltung: Um sich nervenaufreibendes Krisenmanagement zu ersparen, hilft eine vorausschauende Planung wirklich – rechnen Sie immer mit allen Eventualitäten! Wenn es rum ist, ist es rum? Nun ist es also vorbei. Ihre Veranstaltung ist wunderbar gelaufen, alle Botschaften verbreitet, alle Brötchen gegessen, alles wieder sauber. Jetzt allerdings beginnt einer der wichtigsten Punkte jeder Veranstaltung: Die Nachbereitung. Oft wird dieser Punkt etwas stiefmütterlich behandelt oder gar einfach weg gelassen. Doch hieran sieht man, wie professionell eine Veranstaltung konzipiert ist! Natürlich denken Sie noch an das Dankschreiben an Ihre Sponsoren – das spätestens zwei Wochen nach der Veranstaltung verschickt sein sollte. Nachbereitung einer veranstaltung checkliste. Und vielleicht suchen Sie auch noch die besten Motive aus den Bildern und stellen Sie Ihren Gästen zur Verfügung. Doch bereits die Meldung an die örtliche Presse zur erfolgreichen Veranstaltung und das Presseclipping werden leicht mal vergessen.