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Gemeinnützige Körperschaften können wählen, ob sie ihren Spendern Zuwendungsbestätigungen auf postalischem Weg zukommen lassen oder sie ihnen per E-Mail übersenden. Eine kleine Änderung, die NPOs viel Aufwand ersparen wird. Zuwendungsbestätigungen per E-Mail zulässig Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) eröffnet gemeinnützigen Körperschaften die Möglichkeit, Zuwendungsbestätigungen elektronisch an Spender zu übermitteln. Zuwendungsbestätigungen müssen also nicht mehr zwingend per Post, sondern können beispielsweise per E-Mail an die Spender verschickt werden. Elektronische übermittlung zuwendungsbestätigung muster. Amtliches Muster gilt weiterhin Die Form der Zuwendungsbestätigung ist aber auch bei der elektronischen Übermittlung einzuhalten, d. h. sie muss dem amtlichen Muster entsprechen. Die vom BMF gestattete Erleichterung betrifft also lediglich die Art der Übermittlung. Diverse Voraussetzungen sind zu beachten Die Erleichterung ist allerdings an einige Voraussetzungen gebunden. So sind die Bestätigungen in Form schreibgeschützter Dokumente an die Spender zu übermitteln.
Die zunehmende Technisierung und Digitalisierung zieht vermehrt in die Finanzämter ein und betrifft damit auch die Steuerpflichtigen direkt. Nun rückt das Ende der "guten alten" Spendenbescheinigung näher. Diese kann aktuell bereits als PDF-Datei und in absehbarer Zeit dann auch voll elektronisch übermittelt werden. Ein BMF-Schreiben erläutert den aktuellen Stand. Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde festgelegt, dass Spendenbescheinigungen – zutreffend ist der Begriff Zuwendungsbestätigung (§ 10b EStG i. V. m. Elektronische übermittlung zuwendungsbestätigung verein. § 50 Abs. 1 EStDV) – nach amtlich vorgeschriebenem Muster in Form von schreibgeschützten Dateien übermittelt werden können. Hierzu hat sich die Finanzverwaltung in einem BMF-Schreiben vom 6. 2. 2017 geäußert. PDF-Datei zulässig Durch den Zuwendungsempfänger elektronisch an den Zuwendenden übersandte Zuwendungsbestätigungen werden anerkannt und berechtigen damit zum Sonderausgabenabzug. Elektronisch übersandt bedeutet in diesem Zusammenhang, dass eine maschinell erstellte und dem amtlichen Muster entsprechende Zuwendungsbestätigung auf elektronischem Weg in Form einer schreibgeschützten Datei an den Zuwendenden übermittelt wird.
Für die analoge Erstellung: Drucken Sie zunächst das für Sie passende Formular aus der Anlage aus. Füllen Sie anschließend die Zuwendungsbestätigung aus und unterschrieben Sie diese. Fertigen Sie dann eine Kopie für ihre Aufbewahrungspflicht an. Schließlich können Sie dem Spender die Spendenquittung dann physisch oder auch per E-Mail verschicken Für die maschinelle Erstellung: Erfüllen Sie zunächst alle für die maschinelle Erstellung erforderlichen Voraussetzungen. Spenden – und die Zuwendungsbestätigung elektronisch ans Finanzamt schicken Steuer-News - meineSteuersoftware.de. Erstellen Sie anschließend die digitale Zuwendungsbescheinigung in einem schreibgeschützten Format (PDF). Versenden Sie abschließend die Bescheinigung wie im analogen Verfahren. Bearbeitungsdauer Fristen Für die Zuwendungsbescheinigung bestehen verschiedene Aufbewahrungsfristen: Für den Zuwendenden: Bei Papierform: 1 Jahr Bei elektronischer Übermittlung durch Zuwendungsempfänger entfällt die Aufbewahrungspflicht Für den Zuwendungsempfänger: Bei Papierform: 6 Jahre in Papierkopie Bei elektronischer Übermittlung durch Zuwendungsempfänger: 7 Jahre Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bescheinigung entstanden ist.