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Die fachgerechte Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfordert viel Erfahrung und Expertise. Eine große Herausforderung für viele Unternehmen – egal ob Start-Up oder Großkonzern. Die DSGVO stellt Unternehmen vor zahlreiche Aufgaben. Auch Sie haben sich sicher schon eine der folgenden Fragen gestellt: Können Messenger-Dienste, wie WhatsApp oder der Facebook Messenger, bedenkenlos im Unternehmen eingesetzt werden? Wie muss ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) ausgestaltet sein? Selbstaudit zur Umsetzung der DSGVO - IHK Schleswig-Holstein. Wie können bestehende Verarbeitungssysteme rechtskonform miteinander verbunden werden? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, wenn personenbezogene Daten in das EU-Ausland übermittelt werden sollen? Ganz gleich, ob Sie sich erstmalig mit der DSGVO beschäftigen oder bereits einzelne Datenschutzprozesse etabliert haben: Die Rechts- und IT-Sicherheitsexperten der ISiCO unterstützen Sie von Anfang an bei der Umsetzung der hohen Anforderungen, die sich aus dem Zusammenspiel der DSGVO und des BDSG ergeben.
Sensibilisierung Geschäftsführungen, Datenschutzbeauftragte und andere für das Thema Datenschutz Zuständige sollten innerhalb des Unternehmens dafür sensibilisieren, dass sich ab dem 25. Mai 2018 nicht nur der Name der wichtigsten Datenschutzvorschriften ändern wird. Die DS-GVO wird in vielen Bereichen direkte Auswirkungen auf jedes Unternehmen als datenverarbeitende Stellen haben. Projektplan für die Umsetzung der EU DSGVO. Anders als eine EU-Richtlinie ist eine EU-Verordnung direkt in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union anwendbar, also auch in Deutschland. Neben der DS-GVO wird es weiterhin ein – neues – Bundesdatenschutz-gesetz und sektorales Fachrecht mit ausführenden Regelungen zur DS-GVO geben. Bitte beachten: Bis zum 24. Mai 2018 (einschließlich) gilt das Bundesdatenschutzgesetz! Risikoanalyse Vor allem aufgrund der steigenden Bußgeld- und Reputationsverlustrisiken sowie künftig drohender Schadenersatzforderungen betroffener Personen ist eine auf das gesamte Unternehmen und die einzelnen Geschäftsbereiche bezogene Risikoanalyse empfehlenswert.
IT-Systeme für Vertrieb und Marketing (CRM) Die betroffene Person muss der Verarbeitung und Speicherung der Daten für Vertriebs- und Marketingzwecke zugestimmt haben und Sie müssen das beweisen können. Sollte der Kontakt im persönlichen Gespräch zustande gekommen sein, dann holen Sie bitte die schriftliche Zustimmung bei nächster Gelegenheit nach. Anforderungen an das CRM hinsichtlich DSGVO: Berichtigung der personenbezogenen Daten ist überall möglich Löschung der personenbezogenen Daten (bzw. Pseudonymisierung) bei Widerruf bzw. nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsdauer Einschränkung der Verarbeitung (z. keine Postsendungen, E-Mails) Export der personenbezogenen Daten (Datenübertragbarkeit) Warenwirtschaft / ERP Systeme Zu Auftragsabwicklung bzw. Service-Erbringung ist keine Einwilligung zur Datenverarbeitung erforderlich, da ein Vertragsverhältnis vorliegt. Wenn Sie die Daten auch für Vertriebs- und Marketing-Zwecke (z. Newsletter) verwenden wollen, dann brauchen Sie dafür eine eigene Zustimmung der betroffenen Personen.
Legen Sie sich dann einen eigenen Plan zurecht, wie sich der Umsetzungsstand in Ihrem Unternehmen am besten ermitteln lässt. Überblick über aktuelle Ergebnisse Da die Umfragen verschiedene Stichproben, Unternehmensgrößen oder Branchen betreffen, sollten Unternehmen nicht zu sehr auf die Prozentwerte achten. Vielmehr geht es darum, generelle Schwachstellen bei der Umsetzung zu erkennen und diese intern zu überprüfen. Generelle Schwachstellen prüfen Die folgenden Ergebnisse zeigen dies beispielhaft. Querschnittsprüfung der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen Die Querschnittsprüfung der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen () brachte folgende Erkenntnisse: Die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelingt niedersächsischen Unternehmen bisher nur teilweise. Das ist das Ergebnis der branchenübergreifenden Prüfung von 50 Unternehmen, zu der die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD), Barbara Thiel, im November 2019 ihren Abschlussbericht vorgelegt hatte.
Entsprechen die Einwilligungserklärungen den Bedingungen gem. Art. 7 EU-DSGVO? Dokumentation bei der Verarbeitung zur Wahrung des berechtigten Interesses. Überwachung der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen gem. 35 EU-DSGVO Überprüfung der Auftragsverarbeiter Liegen Verträge vor? Entsprechen die Verträge den Anforderungen gem. Art 28 EU-DSGVO? Überprüfung der erforderlichen Maßnahmen gem. 32 EU-DSGVO beim Auftragsverarbeiter. Fazit Die hohen Dokumentationserfordernisse aus der EU-DSGVO konnten mithilfe der Anwendung ForumDSM strukturiert durchgeführt werden. Die Anwendung ForumDSM, unterstützt die IBB AG die Vorgaben der EU-DSGVO revisionssicher, effizient und nachhaltig einzuhalten und gleichzeitig der Rechenschaftspflicht nach Art. 2 EU-DSGVO nachzukommen. PRAXISTIPPS Versuchen Sie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten möglichst prozessorientiert aufzubauen und mehrere gleichgelagerte Geschäftsprozesse zu einem Verfahren zusammenzufassen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Auftragsverarbeiter und überprüfen Sie die Verträge, ob diese den Anforderungen gem.
Die Datenschutz-Folgeabschätzung muss durchgeführt werden, wenn ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten von Personen (vermutlich) besteht. Z. B., in folgenden Fällen: Profiling: Bewertung von Persönlichkeitsaspekten natürlicher Personen durch einen Algorithmus Umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten oder Daten zu strafrechtlichen Anschuldigungen Umfangreiche, systematische Überwachung eines öffentlich zugänglichen Raumes Umsetzung DSGVO umsetzen Analyse Im ersten Schritt sollten Sie erheben, welche Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO notwendig sind. Dabei hilft Ihnen die Datenschutz-Checkliste der WKO. Die DSGVO lässt Interpretationsspielraum, welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind. Es ist nun Aufgabe der EU-Datenschutzbehörden, das zu konkretisieren. Verfolgen Sie daher Sie Veröffentlichungen zum Thema Datenschutz und DSGVO. Maßnahmen definieren Dokumentieren Sie die Maßnahmen in einem Projektplan bzw. einer Aufgabenliste (auch für Beweiszwecke): Maßnahmen-Titel Auslöser (z.