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Stoßen Sie beim Zurückrollen mit dem Bürostuhl auch immer noch gegen alte, hässliche Aktenschränke? Oder bekommen regelmäßig einen Niesanfall, wenn Sie für die Suche nach alten Vorgängen Ihre Nase in verstaubte Akten stecken müssen? Dagegen kann man etwas tun! Digitalisieren Sie Ihren kompletten alten Aktenbestand. Das können Sie selbst mit einem Dokumentenscanner machen oder Sie beauftragen einen Scandienstleister. Das Archiv ist anschließend komplett durchsuchbar. In Sekunden finden Sie alte Vorgänge. Und vor allem verschwinden die alten Aktenschränke aus den Büros. Stellen Sie sich einmal vor, was Sie mit dem neu gewonnenen Platz anstellen können! 5. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist die Vertretung immer geregelt. Durch eine elektronische Ablage gehören zeitraubende Umlaufmappen, z. Vor und nachteile digitale archivierung deutsch. B. mit Bestellungen für Büromaterial, der Vergangenheit an. Die nötigen Freigaben liegen mit den entsprechenden Dokumenten immer bei dem Kollegen, der diese Freigabe erteilen muss. Wenn dieser mal im Urlaub oder erkrankt ist, greift die Vertreterregelung und die Durchlaufzeit von Prozessen kann trotz Abwesenheit niedrig gehalten werden.
Endgültige Sicherheiten gibt es da nicht. Was, wenn kein Netz da ist? Wenn Du keinen Netzanschluss kriegst (und dafür musst Du gar nicht auf Bali am Strand hocken – mitten in Deutschland kann Dir das genauso passieren, möglicherweise sogar häufiger, da der Netzausbau in Deutschland dem in vielen anderen Ländern noch sehr weit hinterher hinkt), dann hast Du ebenfalls keinen zuverlässigen Zugang mehr zu Deinen Dateien. Nicht jeder ist digital-affin Wenn Du viele Dokumente hin- und herschicken musst, dann wirst Du bemerken, dass viele Firmen und erst recht Behörden weit entfernt vom papierlosen Büro sind. Vorteile digitaler Archivierung | Blog. Manche Stellen befinden sich diesbezüglich noch in den 1980er Jahren und erwarten ganz selbstverständlich handsignierte Briefpost. Cloud-Lösungen sind nicht unbedingt sicher Ob Passwortklau, Datenklau oder Spionage durch Innen- oder fremdländischen Geheimdienst: sicher ist, dass auch verschlüsselte Cloud-Lösungen alles andere als sicher sind. Wenn Du mit sensiblen Daten und Informationen zu tun hast, dann solltest Du Dein Cloud-System extra gut sichern oder möglicherweise doch wieder auf Papier ausweichen.
Der vermeintlich große Aufwand und hohe Kosten sorgen dafür, dass einige kleine und mittelständische Unternehmen auch im Jahr 2021 noch zögern, sich der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu widmen. Aber ist es wirklich so kompliziert und kostspielig Dokumente digital zu archivieren? Ist die Digitalisierung von Prozesse und Abläufen wirklich so schwierig? Erfahren Sie, wie und warum die Investition in digitale Archivierung Ihr Unternehmen voranbringt. Was ist digitale Archivierung? Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Vor und nachteile digitale archivierung online. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln. Es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, beispielsweise E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien. Verglichen mit der Aufbewahrung der Dokumente in Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern ist die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger.
Sie lieben es, Dokumente mit Anmerkungen, Post-It oder Textmarkierungen zu versehen? Darauf müssen Sie auch bei einer elektronischen Dokumentenablage nicht verzichten. Auch Textschwärzungen und Textdurchstreichungen sind kein Problem. So können Sie wie gewohnt wichtige Anmerkungen auf jedem beliebigen Dokument aufbringen. Sollten Sie es mit Ihrer Kreativität doch einmal übertreiben, können Anmerkungen jederzeit wieder ausgeblendet werden. Auch lässt sich bei jeder Weitergabe von Dokumenten entscheiden, ob die Anmerkungen auf dem Dokument verbleiben oder entfernt werden sollen. 8. Dank elektronischer Dokumentenablage haben Sie wieder den richtigen Fokus. Vor und nachteile digitale archivierung tv. Viele kleine alltägliche, aber durch eine digitale Ablage nun überflüssige Aufgaben verschwinden. Das bedeutet für jeden einzelnen Mitarbeiter einen enormen Zeitgewinn. Diese wertvolle Arbeitszeit können Sie in wichtigere Aufgaben investieren und sich somit wieder auf Ihre Kerntätigkeiten fokussieren. 9. Der Steuerberater muss nie mehr auf seine Daten warten.