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Unterlassene Instandhaltung Für dringend notwendige Instandhaltungsmaßnahmen, die im abgelaufenen Wirtschaftsjahr nicht mehr durchgeführt worden sind, besteht in der Handelsbilanz eine Passivierungspflicht (§ 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB). Eine in der Handelsbilanz gebildete Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen ist auch in der Steuer bilanz anzusetzen (R 5. 7 Abs. 11 EStR 2012). Unter die passivierungspflichtigen Instandhaltungsmaßnahmen fallen in erster Linie unterlassene am Sachanlagevermögen. Notwendige Maßnahmen Die Rückstellungsbildung setzt voraus, dass die Maßnahmen am Bilanzstichtag notwendig waren und nur aus innerbetrieblichen Gründen oder mangels geeigneter Handwerker /Techniker in das neue Geschäftsjahr verschoben wurden. Drei-Monats-Frist Zwingend für die Beibehaltung der Rückstellung in der Bilanz ist, dass die Instandhaltungsmaßnahmen zwingend innerhalb der ersten drei Monate des neuen Wirtschaftsjahres abzuschließen sind. Entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr, müssen die Instandhaltungs maßnahmen bis spätestens 31.
Im vorliegenden Beispiel liegt zwar die Instandhaltung vier Monate nach dem Entstehen des Schadens, allerdings wird erst ab Ende des Geschäftsjahres gerechnet und nicht ab Entstehen des Schadens. Das heißt hier liegt die Instandhaltung innerhalb der ersten drei Monate nach Ende des Geschäftsjahres, d. h. es muss eine Rückstellung gebildet werden. Merke Hier klicken zum Ausklappen Handels- und steuerrechtlich muss muss eine Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen gebildet werden, wenn die Instandhaltung innerhalb der nächsten drei Monate nach dem Bilanzstichtag nachgeholt wird. Erfolgt die Instandhaltung erst danach, so darf sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz keine Rückstellung gebildet werden.
Beispiel: Bildung und Auflösung von Aufwandsrückstellungen Bei einer Maschine tritt im Dezember ein Defekt auf. Aus Kapazitätsgründen kann die Reparatur aber erst im Januar erfolgen. Das Unternehmen plant Reparaturkosten in Höhe von 1. 000 Euro ein und bildet dafür eine Rückstellung. Tatsächlich kostet die im Januar durchgeführte Reparatur nur 900 Euro. Folgende Buchungen werden durchgeführt: im Dezember: per Zuführung zu Aufwandsrückstellungen (1. 000 €) an Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung (1. 000 €) im Januar: per Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung (1. 000 €) an Bank (900 €) und Ertrag aus der Auflösung von Rückstellungen (100 €) Übungsfragen #1. In welche Bilanzposition gehen Aufwandsrückstellungen ein? Pensionsrückstellungen Steuerrückstellungen sonstige Rückstellungen #2. Wofür können Aufwandsrückstellungen gebildet werden? Personalaufwand unterlassene Instandhaltungen geplante Materialkäufe #3. Besteht ein Wahlrecht, Aufwandsrückstellungen zu bilden, wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind?
Werden keine Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen gebildet und die sanierungsbedürftigen Objekte wertgemindert in der Bilanz dargestellt, ergibt sich bei der Betrachtung des Anlagevermögens ein zutreffendes Bild. Allerdings wird ein vorliegender Sanierungsstau nicht ersichtlich. Die Bundesländer knüpfen die Pflicht zur Bildung von Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung an bestimmte Voraussetzungen (Ziffer 5): Eine Instandhaltung muss in einem bestimmten Zeitraum unterlassen worden sein. Unstrittig ist jede Maßnahme, die im vorangegangenen Ergebnisplan veranschlagt war und nicht durchgeführt wurde, als unterlassen zu betrachten. Doch auch darüber hinausgehend kann das Kriterium der Unterlassung nach sach- und fachgerechter Lagebeurteilung erfüllt sein, beispielsweise bei Unwetterschäden, plötzlich eintretenden Defekten größeren Ausmaßes usw. (Ziffer 5. 1). Die unterlassene Maßnahme ist in einem bestimmten Zeitraum nachzuholen. Der Nachholungszeitraum liegt je nach Bundesland zwischen einem und mehreren Jahren (Ziffer 5.
000 Euro Berechnung im Folgejahr Betrag Instandhaltungsrückstellung 12. 000 € Vorsteuer 2. 280 € An Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 14. 280 € Zahlungsvorgang Betrag Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 14. 280 € An Kreditinstitute 14. 280 € In diesem Beispiel wurden die Zahlen so gewählt, dass die Instandhaltungsrückstellung exakt dem Kostenvoranschlag der Werkstatt (zzgl. Umsatzsteuer) entspricht. Bleibt jedoch ein ungenutzter Restbestand der Instandhaltungsrückstellungen übrig, muss dieser ergebniswirksam als Ertrag aufgelöst werden. Da hier aber kein Geldfluss stattfindet, kann keine Buchung auf ein Finanzkonto auf der Habenseite durchgeführt. Auflösung von Rückstellungen Grundsätzlich dürfen Rückstellungen gemäß dem Handelsgesetzbuch nur aufgelöst werden, wenn der Grund für die ursprüngliche Bildung der Instandhaltungsrücklage nicht mehr gegeben ist. Bei den folgenden Gründen kann die Rücklage aufgelöst werden: Die Maßnahme wurde bereits durchgeführt.
Voraussetzung: Instandhaltung eigentlich im Geschäftsjahr notwendig Eine weitere Voraussetzung für die Rückstellung ist die Vorgabe, dass die Instandhaltung im Geschäftsjahr notwendig geworden ist und auch dann hätte durchgeführt werden müssen. Die Verschiebung erfolgt aus unterschiedlichen Gründen, die meist technischer oder organisatorischer Natur sind. Praxis-Beispiele Instandhaltungsrückstellungen Der Lkw des Fuhrparks hatte im Dezember des abgelaufenen Geschäftsjahres einen Unfall, dessen Schäden hätten kurzfristig beseitigt werden sollen. Da der Lkw jedoch für dringende Auslieferungen benötigt wurde, wird die Reparatur in den Januar verschoben. Das plötzlich entstandene Loch in der Teerdecke des Firmenhofs konnte nicht mehr im Dezember beseitigt werden, da die Witterung zu schlecht war. Dies wurde im Februar nachgeholt. Die Drehbank in der Produktionsabteilung konnte bestimmte Programme nicht mehr ausführen. Die Reparatur musste vom Hersteller der Maschine durchgeführt werden. Dieser hatte jedoch im Dezember keine Kapazitäten dazu frei.